Quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản chi tiết từ A đến Z

Nhật Bản từ lâu đã trở thành điểm đến lý tưởng cho nhiều bạn trẻ Việt Nam khi nghĩ đến du học. Không chỉ sở hữu nền giáo dục tiên tiến, Nhật Bản còn mở ra vô vàn cơ hội nghề nghiệp, đặc biệt trong các ngành công nghệ, kinh tế, ngôn ngữ và dịch vụ. Tuy nhiên, trước khi đặt chân đến đất nước hoa anh đào, bạn cần vượt qua một bước cực kỳ quan trọng – đó là quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản.

Vậy cụ thể quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản gồm những bước nào, cần chuẩn bị ra sao để không bị sai sót và tăng tỷ lệ đỗ visa? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A đến Z.

Vì sao cần chuẩn bị hồ sơ du học Nhật thật kỹ?

Hồ sơ du học không chỉ đơn thuần là tập hợp giấy tờ để hoàn tất thủ tục, mà còn là minh chứng cho sự nghiêm túc của bạn trong kế hoạch học tập. Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng chuẩn sẽ giúp bạn:

• Tăng tỷ lệ đỗ COE: Cục Xuất Nhập Cảnh đánh giá cao hồ sơ minh bạch, rõ ràng, logic
• Tránh đi sửa hồ sơ, đi xác nhận hồ sơ nhiều lần tốn thời gian và tài chính
• Khẳng định mục tiêu học tập rõ ràng, tạo ấn tượng tốt với phía trường học và cơ quan Nhật Bản.

Quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản chi tiết từ A đến Z

Bước 1: Tìm hiểu thông tin và xác định mục tiêu

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị, bạn cần trả lời:

• Bạn muốn du học theo diện gì, học ngành gì, bậc học nào (THPT, Nhật ngữ, cao đẳng, đại học)?
• Dựa vào tài chính gia đình, thành tích học tập để lựa chọn trường phù hợp với bản thân
• Mục tiêu sau du học của bạn là gì: học lên cao, ở lại làm việc, nghiên cứu hay trở về Việt Nam?

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ học tập

Đây là phần nền tảng để chứng minh bạn đủ điều kiện theo học tại Nhật. Hồ sơ bao gồm:

• Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.
• Bảng điểm, học bạ đầy đủ.
• Giấy xác nhận đang theo học (nếu còn là học sinh/sinh viên).
• Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT, NAT-TEST, J-TEST…) nếu có.
• Xác nhận công việc (nếu có).

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ cá nhân

• Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng.
• Ảnh thẻ nền trắng (cỡ 3x4 hoặc 4,5x4,5 cm).
• Giấy khai sinh, CMND/CCCD bản sao công chứng.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh tài chính

Một phần quan trọng trong quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản là chứng minh khả năng tài chính:

• Sổ tiết kiệm tối thiểu 500 triệu VNĐ, mở trước ngày nộp lên Cục ít nhất 3 tháng để có hồ sơ đẹp nhất, tuy nhiên nộp trước 1 tháng vẫn được chấp nhận hồ sơ.
• Giấy chứng nhận số dư tài khoản tiết kiệm ngân hàng.
• Giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh: Xác nhận công việc, thu nhập, xác nhận đóng thuế, bảng lương, giấy phép kinh doanh (nếu có).

Bước 5: Xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Trường bên Nhật sẽ thay mặt bạn nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh để xin COE. Đây là giấy tờ bắt buộc để xin visa du học.

Bước 6: Nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam

Sau khi nhận được COE, bạn sẽ nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán Nhật (TP.HCM, Đà Nẵng). Hồ sơ xin visa thường gồm:

• Đơn xin visa theo mẫu.
• Hộ chiếu gốc và ảnh thẻ 3,5 x 4,5 nền trắng.
• COE.
• Giấy báo nhập học từ trường bên Nhật.
• Giấy công nhận văn bằng (Naric) đối với trường hợp học tiếng.
• Giấy xác nhận không mắc lao phổi (đối với COE được cấp sau ngày 1/9/2025).

Bước 7: Nhận kết quả visa và chuẩn bị lên đường

Nếu đậu visa, bạn sẽ nhận được thị thực có thời hạn phù hợp với khóa học. Lúc này bạn cần:

• Đặt vé máy bay.
• Chuẩn bị hành lý.
• Liên hệ với trường để được sắp xếp ký túc xá hoặc nhà ở.

Lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ du học Nhật Bản

• Chuẩn bị hồ sơ sớm: Nên bắt đầu ít nhất 6 – 9 tháng trước kỳ nhập học.
• Trung thực và chính xác: Mọi thông tin sai lệch đều có thể khiến bạn bị từ chối visa.
• Chú ý đến thời gian mở sổ tiết kiệm: Tránh trường hợp mở trễ, không hợp lệ.
• Học tiếng Nhật từ sớm: có bằng tiếng Nhật như JLPT, Nattest, JPT, JCLT, STBJ cấp độ N5 hoặc tương đương N5 trở lên sẽ là lợi thế.

Những lỗi thường gặp trong quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản

• Nộp thiếu giấy tờ quan trọng như bảng điểm hoặc giấy khai sinh thiếu thông tin.
• Sổ tiết kiệm không đủ số tiền.
• Không chứng minh được nguồn gốc thu nhập của người bảo lãnh hoặc tài chính trong công việc không đảm bảo để bảo lãnh học sinh.
• Trình độ tiếng Nhật quá thấp, không đáp ứng yêu cầu của trường.
• Khai thông tin không trung thực.

Kinh nghiệm tăng tỷ lệ đỗ visa du học Nhật

• Tìm hiểu rõ yêu cầu của từng trường và từng kỳ nhập học.
• Luyện phỏng vấn với các câu hỏi thường gặp từ Lãnh sự quán, Cục xuất nhập cảnh.
• Chọn công ty tư vấn uy tín để được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn.
• Luôn giữ thái độ nghiêm túc, cầu thị khi phỏng vấn.

Nhật Ngữ Kiến Minh – Người bạn đồng hành trên hành trình du học Nhật Bản

Để hoàn thành quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản suôn sẻ, việc có một đơn vị tư vấn đồng hành là vô cùng quan trọng. Nhật Ngữ Kiến Minh (Hajime Nippon) là địa chỉ được nhiều phụ huynh và học sinh tin tưởng với:

• Hơn 8 năm kinh nghiệm trong đào tạo tiếng Nhật và tư vấn du học.
• Tỷ lệ đỗ visa trên 90%, hàng trăm học viên thành công du học Nhật mỗi năm.
• Đội ngũ giảng viên N2 – N1, từng du học và làm việc tại Nhật.
• Lộ trình đào tạo cá nhân hóa, kết hợp học tiếng Nhật, luyện phỏng vấn và chuẩn bị hồ sơ.
• Hỗ trợ toàn diện từ Việt Nam đến Nhật Bản: hồ sơ, thủ tục, đón sân bay, sắp xếp nhà ở, giới thiệu việc làm thêm.

Với sự đồng hành của Kiến Minh, bạn có thể yên tâm rằng việc chuẩn bị hồ sơ du học sẽ trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Liên hệ ngay với Nhật Ngữ Kiến Minh để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản từ A đến Z.

Thông tin liên hệ: 

📍 Địa chỉ: 27/1 đường Lê Trực, phường Gia Định, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Hotline: 0938 044 469 - 028 62 868 898
📩 Email: nhatngukienminh@gmail.com
🌐 Website: https://www.kienminh.edu.vn