CÁCH NHẬN VÀ KẾT THÚC CUỘC GỌI BẰNG TIẾNG NHẬT — MẪU ĐƠN GIẢN

CÁCH NHẬN VÀ KẾT THÚC CUỘC GỌI BẰNG TIẾNG NHẬT — MẪU ĐƠN GIẢN

Trong học tập và công việc với người Nhật, kỹ năng nghe – gọi điện thoại ( 電話対応-でんわたいおう ) là một phần không thể thiếu. So với giao tiếp trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại bằng tiếng Nhật yêu cầu rõ ràng, ngắn gọn, đúng phép lịch sự và đặc biệt chú trọng vào từng câu mở đầu – kết thúc.
 Nếu là người mới học, đôi khi chúng ta sẽ bối rối:

• Không biết mở đầu sao cho đúng?
• Nên giới thiệu thế nào?
• Kết thúc phải nói gì để không bị “cộc lốc”?

Bài viết này, Kiến Minh sẽ tổng hợp cách nhận và kết thúc cuộc gọi theo đúng chuẩn người Nhật, với các mẫu câu dễ dùng – dễ nhớ – áp dụng được ngay.

1. Một số lưu ý quan trọng khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Nhật

• Luôn chào trước khi nói nội dung

• Ở Nhật, lời chào là phép lịch sự tối thiểu.
• Kết nối xong → chào ngay → giới thiệu → vào nội dung.

• Giới thiệu đầy đủ: Dù là công ty hay cá nhân, thứ tự luôn là: Tên tổ chức → Tên bạn
• Giọng nói phải rõ – không quá nhanh

• Điện thoại dễ nhiễu, dễ nghe nhầm, đặc biệt khi nói tên.
• Hãy chia nhỏ câu, đọc chậm.

• Kết thúc bằng câu “xin phép”:

• Dùng 失礼します(shitsurei shimasu) hoặc 失礼いたします(shitsurei itashimasmasu) để đóng lại cuộc gọi một cách lịch sự.

• Xác nhận khi không nghe rõ

• Đừng im lặng hoặc đoán — người Nhật coi đây là thiếu chuyên nghiệp.
• Ví dụ xác nhận lịch sự:
   恐れ入りますが、もう一度お願いできますか。
  Osore irimasu ga, mou ichido onegaidekimasu ka?
   → Xin lỗi, anh/chị có thể nói lại giúp em được không ạ?

2. Cách nhận cuộc gọi (電話を受けるとき-でんわをうけるとき)

Khi bạn là người nhận điện thoại, mục tiêu chính là:

1. Xác nhận bạn đã nghe máy
2. Giới thiệu bản thân / đơn vị
3. Hỗ trợ người gọi

Dưới đây là các mẫu từ cơ bản đến chuyên nghiệp.

• Nhận cuộc gọi – mẫu thông dụng (đời sống, bạn bè, thông thường)

• もしもし、〇〇です。
   Moshi moshi, 〇〇 desu.
   → Alo, tôi là 〇〇.
• もしもし、〇〇ですが。
   Moshi moshi, 〇〇 desu ga.
   → Alo, tôi là 〇〇 đây ạ.

•  Mẫu này dùng trong đời sống, không quá trang trọng.

• Nhận cuộc gọi – chuẩn công sở, cửa hàng, doanh nghiệp

•  お電話ありがとうございます。〇〇会社の△△でございます。
   Odenwa arigatou gozaimasu. 〇〇 gaisha no △△ de gozaimasu.
   → Cảm ơn bạn đã gọi. Tôi là △△ thuộc công ty 〇〇.
• はい、〇〇会社でございます。
   Hai, 〇〇 gaisha de gozaimasu.
   → Vâng, công ty 〇〇 xin nghe ạ.
• お世話になっております。〇〇会社の△△でございます。
   Osewa ni natte orimasu. 〇〇 gaisha no △△ de gozaimasu.
   → Xin cảm ơn anh/chị luôn hỗ trợ. Tôi là △△ của công ty 〇〇.

•  Các đơn vị dịch vụ, văn phòng, CSKH đều dùng mẫu này mỗi ngày.
•  “でございます” = Lịch sự, trang trọng.

• Khi cần chuyển máy hoặc kiểm tra thông tin

•  少々お待ちください。
   Shoushou omachi kudasai.
   → Xin vui lòng đợi một chút ạ.
• ただいま確認いたします。
   Tadaima kakunin itashimasu.
   → Tôi sẽ kiểm tra ngay ạ.
•  担当者におつなぎいたします。
   Tantōsha ni otsunagi itashimasu.
   → Tôi sẽ nối máy cho người phụ trách.
•  申し訳ございませんが、ただいま席を外しております。
   Moushiwake gozaimasen ga, tadaima seki o hazushite orimasu.
   → Rất xin lỗi, hiện tại người đó đang đi vắng.

• Khi nghe không rõ – yêu cầu nhắc lại

•  恐れ入りますが、もう一度お願いできますか。
   Osore irimasu ga, mou ichido onegaidekimasu ka.
   → Xin lỗi, anh/chị có thể nói lại giúp em được không ạ?
• 少し聞こえにくいのですが…
   Sukoshi kikoe nikui no desu ga…
   → Em nghe không rõ lắm ạ…

3. Cách kết thúc cuộc gọi (電話を終えるとき-でんわをおえるとき)

Kết thúc đúng cách là một điểm cực quan trọng trong giao tiếp Nhật.

Một cuộc gọi chưa kết thúc nếu bạn chưa nói câu xin phép.

• Mẫu kết thúc chuẩn – dùng cho mọi tình huống

• ありがとうございます。失礼いたします。
   Arigatou gozaimasu. Shitsurei itashimasu.
   → Cảm ơn anh/chị. Xin phép được kết thúc cuộc gọi ạ.

•  Đây là mẫu chuẩn nhất: lịch sự – an toàn – chuyên nghiệp.

• Khi muốn nhờ hỗ trợ thêm

•  では、よろしくお願いします。失礼します。
   Dewa, yoroshiku onegaishimasu. Shitsurei shimasu.
   → Vậy nhờ anh/chị hỗ trợ. Em xin phép ạ.

• Khi sẽ liên hệ lại

• またご連絡いたします。
   Mata go-renraku itashimasu.
   → Em sẽ liên lạc lại sau ạ.
•  改めてご連絡いたします。
   Aratamete go-renraku itashimasu.
   → Em sẽ liên hệ lại vào lúc khác ạ.

• Kết thúc nhẹ nhàng – lịch sự

• では、失礼します。
   Dewa, shitsurei shimasu.
   → Vậy nhé, em xin phép ạ.

4. Một số cụm từ thường gặp khi gọi điện (よく使う表現-よくつかうひょうげん )

Giao tiếp qua điện thoại tuy chỉ là những đoạn hội thoại ngắn, nhưng lại thể hiện rất rõ sự tinh tế, phép lịch sự và tiêu chuẩn chuyên nghiệp của người Nhật.
Chỉ cần nắm vững các mẫu câu trong bài:

• Cách nhận cuộc gọi
• Cách kết thúc
• Xử lý tình huống phát sinh
• Các cụm hay dùng

Các bạn đã có thể tự tin nói chuyện qua điện thoại chuẩn Nhật, dù ở trường học, công ty hay cửa hàng. Kiến Minh khuyến khích học viên luyện những mẫu câu này thường xuyên để tăng phản xạ, đặc biệt với các bạn chuẩn bị đi du học, phỏng vấn việc làm hoặc đang làm trong môi trường có người Nhật.

🌸 TRUNG TÂM NHẬT NGỮ KIẾN MINH - DU HỌC KIẾN MINH
📞 (028) 62 868 898 - 0938 044 469
📍 27/1 Lê Trực, Phường Gia Định, TP. Hồ Chí Minh
📩 Email: nhatngukienminh@gmail.com
🌐 Website: https://www.kienminh.edu.vn