Giấy tờ xin visa du học Nhật Bản 2025 – Danh sách, hướng dẫn và lưu ý quan trọng

 Hành trình du học Nhật Bản bắt đầu không chỉ từ việc chọn trường hay học tiếng Nhật, mà còn ở bước quan trọng nhất: xin visa du học. Đây là tấm “vé thông hành” quyết định bạn có thể đặt chân đến đất nước hoa anh đào hay không. Tuy nhiên, không ít bạn gặp khó khăn vì thiếu giấy tờ, khai sai thông tin hoặc chưa hiểu rõ quy trình.

Trong bài viết này, Nhật ngữ Kiến Minh (Hajime Nippon) sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về giấy tờ xin visa du học Nhật, những thủ tục mới nhất năm 2025, và mẹo giúp hồ sơ được duyệt nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị từ chối.

Tổng quan về thủ tục xin visa du học Nhật Bản

Visa du học Nhật Bản được cấp cho những người nước ngoài muốn học tập tại các cơ sở giáo dục như: trường tiếng Nhật, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học.

Để được xét duyệt visa, bạn cần trải qua hai bước chính:

• Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) tại trường mà bạn đăng ký học.
• Nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật ở Việt Nam sau khi có giấy tư cách lưu trú.

Cả hai bước này đều yêu cầu hồ sơ chặt chẽ, rõ ràng và chính xác. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng khả năng được cấp visa.

Danh sách giấy tờ xin visa du học Nhật Bản 2025

Để hoàn thiện hồ sơ xin visa du học Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau (theo quy định mới nhất):

Hồ sơ cá nhân của du học sinh

• Hộ chiếu (còn hạn ít nhất 6 tháng).
• Ảnh 4.5 x 4.5 cm (nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất).
• Đơn xin cấp visa (mẫu có sẵn, điền bằng tiếng Anh).
• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) – bản scan có đầy đủ thông tin không che do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp.
• Giấy báo nhập học hoặc giấy xác nhận trúng tuyển từ trường tại Nhật.
• Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT, NAT-TEST hoặc JTEST, nếu có).
• Giấy công nhận văn bằng NARIC.

Hồ sơ từ phía trường tại Nhật

• Giấy chứng nhận nhập học.
• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE).
• Lịch khai giảng và chương trình học.

Quy trình nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ

Đảm bảo tất cả giấy tờ được điền chính xác, công chứng theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản

• Miền Bắc: Nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội.
• Miền Nam: Nộp tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản ở TP. Hồ Chí Minh.
• Miền Trung: Nộp tại Văn phòng Lãnh sự danh dự Nhật Bản ở Đà Nẵng.

Phân chia khu vực nộp hồ sơ:

• Miền Bắc: Từ tỉnh Gia Lai trở ra phía Bắc (bao gồm Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định, Thái Nguyên...).
• Miền Trung: Gồm từ Quảng Bình đến Khánh Hòa.
• Miền Nam: Từ Ninh Thuận, Bình Thuận trở vào, bao gồm TP.HCM, Đồng Nai, Cần Thơ, Vĩnh Long...

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ 8h30 – 11h30 (thứ Hai đến thứ Sáu), trừ ngày lễ.

Bước 3: Chờ xét duyệt visa

Thông thường, thời gian xét duyệt mất 5–8 ngày làm việc. Tuy nhiên, trong mùa cao điểm du học (tháng 3–6 hoặc 9–11), thời gian có thể kéo dài hơn.

Bước 4: Nhận kết quả visa

Khi có kết quả, bạn đến nộp lại biên nhận và nhận hộ chiếu kèm visa.

Visa du học Nhật có thời hạn từ 6 tháng đến 2 năm 3 tháng (gia hạn được) và cho phép bạn làm thêm tối đa 28 giờ/tuần.

Một số lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ xin visa du học Nhật

• Khai trung thực: Tuyệt đối không làm giả giấy tờ hoặc khai sai thông tin, vì Nhật Bản kiểm tra rất kỹ.
• Không để hồ sơ bị thiếu: Một giấy tờ nhỏ bị thiếu cũng có thể khiến visa bị hoãn hoặc từ chối.
• Kiểm tra lại COE: Nếu COE sai thông tin (tên, ngày sinh, trường…), cần yêu cầu trường điều chỉnh trước khi nộp hồ sơ.
• Nộp hồ sơ sớm: Nên nộp ít nhất 1–2 tháng trước ngày nhập học để kịp xử lý các phát sinh.

Nguyên nhân phổ biến khiến visa du học Nhật bị từ chối

• Làm giả hồ sơ.
• Khi lãnh sự quán gọi điện phỏng vấn không trả lời được.
• Khai form thiếu trung thực.

💬 Mẹo nhỏ từ Kiến Minh:

Hãy kiểm tra kỹ từng mục trong hồ sơ, luyện trả lời phỏng vấn bằng tiếng Nhật cơ bản và chuẩn bị tinh thần tự tin khi trao đổi với lãnh sự quán.

Hướng dẫn xin visa du học Nhật Bản nhanh chóng tại Kiến Minh (Hajime Nippon)

Nếu bạn cảm thấy việc chuẩn bị hồ sơ quá phức tạp, đừng lo lắng — Nhật ngữ Kiến Minh (Hajime Nippon) luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng bước.

Với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn du học Nhật Bản, Kiến Minh sẽ giúp bạn:

• Hướng dẫn chi tiết giấy tờ xin visa du học Nhật theo từng trường hợp cụ thể.
• Kiểm tra hồ sơ COE, dịch thuật và công chứng đúng chuẩn.
• Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình xét duyệt và nhận kết quả visa.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, ký túc xá, đưa đón sân bay khi sang Nhật.

Chúng tôi hiểu rằng, visa không chỉ là một tờ giấy — mà là bước khởi đầu cho hành trình học tập và trưởng thành của bạn tại Nhật Bản.

Chúng tôi không chỉ là trung tâm tiếng Nhật – mà còn là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp bạn vững vàng trên hành trình du học và hội nhập tại Nhật Bản.

👉 Liên hệ ngay với Nhật ngữ Kiến Minh (Hajime Nippon) để được tư vấn miễn phí và kiểm tra hồ sơ visa:

Hotline: 0938 044 469 - 028 62 868 898

🏫 Địa chỉ: 27/1 đường Lê Trực, phường Gia Định, Thành phố Hồ Chí Minh.

🌐 Email: nhatngukienminh@gmail.com