VĂN HÓA KAIZEN TRONG NHẬT BẢN

Trong tiếng Nhật, Kaizen có nghĩa là “sự thay đổi tốt và dựa trên niềm tin rằng sự cải tiến liên tục, gia tăng có thể dẫn đến những thay đổi mạnh mẽ theo thời gian. Đây là triết lý kinh doanh nổi tiếng của Nhật Bản. Vậy Kaizen là gì? Tại sao triết lý Kaizen được xem là “chìa khóa thành công” của người Nhật, đặc biệt hữu ích với các bạn đang tìm hiểu văn hóa, có mục tiêu sang Nhật du học và làm việc. Nào hãy cùng Kiến Minh tìm hiểu về văn hóa Kaizen trong Nhật Bản nhé!!

Ý nghĩa của Kaizen

Kaizen được biết đến như một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Điểm đặc trưng của Kaizen là "tích tiểu thành đại" - một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Đây cũng chính là lý do Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần "bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được".

Nguồn gốc xuất phát của Kaizen

Tại Nhật Bản, Kaizen đã có lịch sử phát triển hơn 50 năm. Toyota được coi là công ty tiên phong và là một trong những cái tên nổi tiếng nhất trong văn hoá Keizen đối với doanh nghiệp. Kể từ đó, Kaizen đã được áp dụng cho mọi công ty và nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống. Kaizen không còn giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng cho nhiều ngành nghề hay thậm chí là một khóa học nào đó.

Ngoài ra, việc áp dụng phương pháp Kaizen không mang tính đổi mới vì nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của người quản lý và toàn thể nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm chi phí hoạt động. Đây là điểm thu hút chính của Kaizen, vì nó không yêu cầu công nghệ phức tạp hoặc mới. Để cải thiện, tất cả những gì bạn cần là các kỹ thuật đơn giản, phổ biến như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).

Lợi ích của hệ thống Kaizen – “Chìa khóa thành công” của người Nhật

Trong suốt những năm 1980 và đầu những năm 1990, nhiều công ty lớn của Nhật Bản đã thành lập các cơ sở sản xuất ở miền bắc Hoa Kỳ. Trong các thương vụ mua lại các công ty lớn ở Bắc Mỹ (chẳng hạn như Bridgestone tiếp quản Firestone, Sony tiếp quản hãng phim Columbia Pictures), các nhà lãnh đạo công ty Nhật Bản đã truyền bá phong cách quản lý của họ cho các công ty, công ty con và các công ty nước ngoài khác.

Ở thời điểm này, Kaizen còn được biết đến như là chìa khóa thành công của các công ty Nhật Bản trong chiến lược cạnh tranh toàn cầu của họ. Hiện nay, có rất nhiều công ty trên thế giới đang cố gắng áp dụng hiệu quả triết lý CẢI TIẾN LIÊN TỤC của Nhật Bản để đáp ứng những thách thức của môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, khó khăn kinh tế ngày càng gia tăng, sự phát triển công nghệ liên tục và những thay đổi văn hóa xã hội.

Kaizen thu hút và phát triển những người sáng tạo và duy trì năng suất hiệu quả công việc cao. Theo bản chất của nó, Kaizen thu hút những người có niềm đam mê — những người không ngừng thay đổi và hoàn thiện mọi thứ. Những người này tập trung vào công việc, giảm thiểu lãng phí và hài lòng với cơ hội cải thiện những gì họ giỏi. Việc họ tiếp tục thực hiện triết lý này sẽ thu hút một lượng lớn người và bắt đầu một phong trào trong công ty. Kết quả thực tế của việc áp dụng Kaizen tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và truyền cảm hứng để họ liên tục đưa ra nhiều sáng kiến ​​cải tiến mang lại lợi ích cho công ty.

Đề xuất ý tưởng cải tiến là quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên, giúp họ nâng cao nhận thức và phát triển bản thân cũng như tập thể. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc và đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả những điều đó, càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

Các nhà quản lý và tất cả nhân viên cần hiểu và tin tưởng vào triết lý Kaizen và cố gắng thực hiện điều đó một cách nhất quán. Chỉ khi đó, tất cả nhân viên và lãnh đạo mới sẽ được thấm nhuần ý tưởng cải tiến liên tục trong suy nghĩ và hành động. Khi một triết lý được áp dụng một cách hiệu quả, nó sẽ tạo ra một văn hóa trong một công ty. Tổng biên tập tạp chí AutoWeek nhận định: “Tiết kiệm không chỉ văn hóa của riêng Toyota. Nó là văn hóa mà người Nhật đem tới nước Mỹ, hay chí ít cũng là trong các nhà máy sản xuất của họ”.

Nguyên tắc xây dựng của “thương hiệu” Kaizen

Có 10 nguyên tắc làm nên đặc trưng của Kaizen, cụ thể là:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Về nguyên tắc, các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

2. Không ngừng cải tiến: Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí, ...). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà doanh nghiệp sẽ cần cải tiến liên tục. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Với Kaizen, doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

9. Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời, ...

Trên đây là một số thông tin cơ bản về Kaizen - phương pháp làm việc được đánh giá cao về tính hiệu quả của người Nhật. Hy vọng bài viết này của Kiến Minh sẽ hữu ích đối với bạn.

---------------------------------------------------------------